출근부 양식 2026, 법정서식은 아니지만 꼭 남겨야 하는 이유 (3년 보존)

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출근부를 쓰라는 법 조항은 없습니다

출근부라는 이름의 서식을 작성하라는 근로기준법 조항은 없습니다. 다만 사용자는 임금대장을 작성해 법정 항목을 기재해야 하고, 임금대장과 임금계산의 기초가 되는 서류를 3년간 보존해야 합니다. 이 의무를 위반하면 500만원 이하 과태료 대상이 될 수 있습니다. 출근부는 출퇴근 시각과 휴게시간을 남겨 이 의무를 지키는 대표적인 원자료입니다.

1. 출근부, 법에 없는데 왜 써야 하나요

출근부라는 이름의 서류를 만들라는 조항은 근로기준법에 없습니다. 대신 사용자는 임금을 지급할 때마다 근로일수, 근로시간수 등을 임금대장에 적어야 합니다. 또 임금대장과 임금의 결정·지급방법 및 임금계산의 기초에 관한 서류는 3년간 보존해야 합니다. 출근부가 임금계산의 근거로 쓰였다면 이 보존 대상 자료에 포함될 수 있으므로, 실무에서는 임금대장과 함께 관리하는 것이 안전합니다.

출근부, 법적 근거 3줄

· 출근부 자체 의무: 근로기준법에 명시 조항 없음

· 법정 의무: 임금대장 작성·기재(제48조) + 관련 서류 3년 보존(제42조·시행령 제22조)

· 위반 시: 500만원 이하 과태료(제116조, 법정 상한)

→ 과태료의 직접 대상은 출근부 미작성 자체가 아니라 임금대장 작성·기재 및 보존 의무 위반

Q. 임금대장이랑 출근부는 같은 서류인가요?

역할이 다릅니다. 임금대장은 근로일수·근로시간수·임금액·공제액 등 법정 항목을 정리하는 문서이고, 출근부는 출퇴근 시각과 휴게시간 등 실제 근태를 매일 기록하는 원자료입니다. 출근부가 없더라도 다른 객관적인 기록으로 임금대장을 정확히 작성할 수는 있습니다. 다만 원자료가 없으면 근로시간 분쟁에서 사실관계를 설명하기 어려우므로, 실무에서는 출근부나 전자 출퇴근기록을 먼저 남기고 그 합계를 임금대장에 반영합니다.

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2. 출근부 양식 권장 항목, 이대로 쓰면 됩니다

출근부의 법정 서식이나 법정 필수항목은 없습니다. 다만 시행령이 정한 임금대장 항목을 정확히 계산할 수 있도록, 출근부에는 실제 근무일자와 출퇴근 시각, 휴게시간을 빠짐없이 남기는 것이 좋습니다.

출근부 양식 권장 핵심 항목

· 성명·사원번호 등 직원 식별정보

· 근무일자

· 실제 출근·퇴근 시각, 휴게 시작·종료 시각 또는 총 휴게시간

· 연장·야간·휴일근로 여부 및 시간

· 지각·조퇴·대체근무·수정 사유와 확인자

→ 월별 합계를 임금대장의 근로일수·근로시간수 산정에 활용

Q. 이 항목을 다 안 채우면 문제가 되나요?

출근부 자체에는 법정 필수항목이 없으므로 한 칸을 비웠다는 이유만으로 곧바로 제48조 위반이 되는 것은 아닙니다. 그러나 임금대장에는 시행령 제27조의 법정 항목을 정확히 기재해야 합니다. 따라서 출근부에는 최소한 근무일자, 실제 출퇴근 시각, 휴게시간을 남기고, 연장·야간·휴일근로가 있었다면 해당 시간과 수정 사유까지 기록하는 편이 안전합니다. 고용 연월일·업무·임금액·공제액 등은 출근부가 아니라 임금대장에서 별도로 관리하면 됩니다.

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근무일자

연장·야간·휴일근로시간

3. 5인 미만 매장, 줄어드는 건 임금대장 일부 기재항목입니다

전부 예외는 아닙니다. 임금대장 작성 의무 자체는 5인 미만 매장에도 적용됩니다. 다만 시행령상 상시 4인 이하 사업장의 근로자는 임금대장에서 근로시간수와 연장·야간·휴일근로 시간수 두 항목을 생략할 수 있습니다. 이는 임금대장 기재항목의 예외일 뿐, 출퇴근 기록을 전혀 남기지 않아도 된다는 뜻은 아닙니다. 성명·고용연월일·업무 내용·근로일수·임금액 등 나머지 법정 항목은 계속 기재해야 합니다.

매장 규모별 임금대장 기재 범위

· 상시 5인 이상: 시행령 제27조의 법정 항목 전부 기재

· 상시 4인 이하: 근로시간수 + 연장·야간·휴일근로 시간수 생략 가능

· 상시 4인 이하도 유지: 근로일수·성명·고용연월일·업무 내용·임금액 등

→ “4인 이하는 출근부가 필요 없다”가 아니라 “임금대장 일부 항목을 생략할 수 있다”

Q. 직원이 저 혼자뿐인 매장도 출근부가 필요한가요?

사장님 본인만 일하고 근로자가 없다면 임금대장 작성 의무는 발생하지 않습니다. 반면 아르바이트생을 포함해 근로자를 한 명이라도 고용하면 그 근로자에 대한 임금대장은 작성해야 합니다. 출근부라는 별도 서식이 법정 의무인 것은 아니지만, 규모가 작을수록 구두 약속에 의존하다 근로시간이나 임금 분쟁이 생기기 쉬우므로 객관적인 출퇴근 기록을 남길 실익이 큽니다.

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4. 어떤 경우에 과태료 대상이 되나요

출근부 자체를 작성하지 않았다는 이유만으로 곧바로 제48조 과태료가 부과되는 구조는 아닙니다. 임금대장을 작성하지 않거나 법정 기재사항을 빠뜨린 경우, 또는 임금대장과 임금계산의 기초가 되는 서류를 3년간 보존하지 않은 경우가 과태료 대상입니다. 법 제116조의 상한은 500만원이며, 실제 부과액은 시행령 별표 7에 따라 위반 유형과 횟수별로 달라집니다.

미작성·미기재·미보존 리스크

· 임금대장 미작성 또는 법정 항목 누락: 과태료 대상

· 임금대장·임금계산 기초서류 3년 미보존: 과태료 대상

· 법률상 과태료 상한: 500만원 이하(실제 금액은 시행령 별표 7 기준)

· 전자 보존: 필요할 때 출력해 사용할 수 있는 상태라면 가능

→ 출근부의 형식보다 정확한 임금대장과 원자료의 보존이 핵심

Q. 엑셀이나 구글시트로 관리해도 되나요?

됩니다. 고용노동부 안내에 따르면 필요할 때 언제라도 출력해 사용할 수 있다면 임금대장을 전자문서로 보존할 수 있습니다. 출퇴근 원자료도 엑셀·구글시트·전자 출퇴근 시스템으로 관리할 수 있지만, 수정 이력과 원본성이 유지되고 근로감독이나 분쟁 때 바로 조회·출력할 수 있어야 합니다. 월별 파일을 확정한 뒤 백업해두는 방식이 안전합니다.

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Q1. 양식 파일은 어디서 받나요?

출근부는 법정 서식이 없습니다. 위 권장 항목(직원 식별정보·근무일자·실제 출퇴근시각·휴게시간·연장근로시간)이 담기면 엑셀·구글시트·수기 어느 형태든 실무상 사용할 수 있습니다.

Q2. 아르바이트생도 출근부를 남겨야 하나요?

정규직·아르바이트 구분 없이 근로자라면 임금대장 작성·기재 의무가 적용됩니다. 별도 출근부 서식이 법정 의무인 것은 아니지만, 실제 근로시간에 따라 임금을 계산하려면 객관적인 출퇴근 기록을 남기는 것이 안전합니다.

Q3. 출퇴근 기록기(지문·카드)를 쓰면 출근부는 안 써도 되나요?

전자 출퇴근기록 데이터에 실제 출퇴근 시각과 휴게·수정 내역이 정확히 남는다면 별도 수기 출근부를 중복 작성할 필요는 없습니다. 다만 그 데이터를 임금대장 작성에 반영하고, 임금계산의 기초자료로서 3년간 조회·출력 가능한 상태로 보관하는 것이 안전합니다.

Q4. 보존 기간 3년은 언제부터 계산하나요?

서류마다 기산점이 다릅니다. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 3년이고, 출근부처럼 임금계산의 기초가 되는 서류는 해당 기록이 완결된 날부터 3년입니다. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년입니다. 따라서 모든 서류를 퇴사일부터 일괄 계산하면 안 됩니다.

Q5. 5인 미만인데 지금까지 출근부를 안 썼습니다. 지금이라도 써야 하나요?

출근부 미작성 자체보다 먼저 임금대장이 정확히 작성·보존됐는지 확인해야 합니다. 현재부터는 실제 출퇴근 시각과 휴게시간을 객관적으로 기록하고, 그 자료로 임금대장을 작성하세요. 확인되지 않은 과거 기록을 임의로 소급 작성해서는 안 되며, 누락이 있다면 급여자료·근무표·전자기록 등 객관적 자료를 토대로 노무사와 정리하는 편이 안전합니다.

★ [연구소 판단] 저희가 해고통지서부터 인수인계서까지 노무 서류를 원문 대조하며 반복해서 확인한 건, 서류 이름 자체보다 “어떤 법정 의무를 뒷받침하는 자료인지”를 먼저 봐야 한다는 점입니다. 출근부도 마찬가지입니다. 법정 서식은 아니지만 임금대장을 정확히 작성하고 근로시간을 설명하기 위한 핵심 원자료이므로, 직원을 채용하는 시점부터 함께 관리하시길 권합니다. 다만 사장님 본인만 일하고 근로자가 없다면 임금대장 작성 의무는 발생하지 않습니다.

현장에서 보시는 건 다를 수 있습니다. 사장님 매장에선 출퇴근 기록을 어떻게 관리하고 계신가요? 댓글로 남겨주세요.

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